A könyvelés az üzleti folyamatokkal kezdődik
A könyvelőnek ismernie kell a bevételek forrását, a költségek típusait, továbbá azt, hogy van-e alkalmazott, készlet, import, export vagy több pénznemben végzett ügylet.
Ennek alapján határozható meg a dokumentumátadás rendje, a kapcsolattartók köre és az előzetes egyeztetést igénylő kérdések.
Milyen dokumentumokat kell rendszerezni?
A rendszernek minden pénzmozgást össze kell kapcsolnia a szerződéssel, a számlával, a teljesítés igazolásával és a banki tranzakcióval. A pontos dokumentumkör az ügylet jellegétől függ.
- kiállított és beérkezett számlák;
- szerződések, megrendelések és teljesítési igazolások;
- bankszámlakivonatok és pénztári bizonylatok;
- munkavállalói és kifizetési adatok;
- nemzetközi ügyletek és áruszállítás dokumentumai.
A vezetés felelőssége megmarad
A külső könyvelő alkalmazása nem mentesíti a vezetést a pontos és teljes adatszolgáltatás alól. Az új tevékenységekről, jelentős vagy szokatlan ügyletekről és a cég szerkezetének változásáról lehetőség szerint előre kell tájékoztatást adni.
A rendszeres kapcsolattartás megakadályozza, hogy a könyvelő csak a pénzmozgás után értesüljön egy lényeges ügyletről.
Fenntartható együttműködés kialakítása
A gyakorlatban célszerű egy dokumentumcsatornát, egyeztetett adatszolgáltatási rendet és egyértelmű kapcsolattartókat alkalmazni. Nemzetközi cégnél különösen fontos a magyar könyvelő kéréseinek pontos megértése.
A Casual Style Kft. segít megszervezni az információcserét és koordinálni a könyvelési kérdéseket az ügyfél és a szakemberek között.